Offertes & facturen

Een factuur maken, hoe doe je dat? (+ voorbeelden)

Een factuur opstellen volgens de regels van de kunst is niet altijd makkelijk. Daarom delen we tips en tricks, doorspekt met voorbeelden.

Een factuur maken, hoe doe je dat? (+ voorbeelden)

Snel en makkelijk een factuur maken? Dat kan met defacturatiesoftwarevan Teamleader Focus. Je maakt met een paar klikken een factuur, compleet met jouw logo, lettertype en kleuren. En dankzij onze templates vergeet je nooit meer een belangrijk onderdeel op je factuur. Helemaal mooi: je klanten kunnen online betalen met InvoiceCloud waardoor je tot 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald krijgt. Dat wil jij toch ook? Je probeert het nu 14 dagen gratis.

Wat is een factuur eigenlijk?

Een factuur is een schriftelijke bevestiging van een overeenkomst tussen de aanbieder (jijzelf) en de koper.Deze factuur bevat altijd een overzicht van de geleverde diensten of producten, en hun prijs.Het verplicht als het ware de koper om te betalen, mits het aan bepaalde voorwaarden voldoet.Een belangrijk papiertje dus!

In een onderneming werk je zowel met aankoopfacturen (facturen die je ontvangt van leveranciers) als met verkoopfacturen (facturen die je verstuurt naar klanten). Het versturen en behandelen van al die facturen noemen we in één woord:facturatie.

Met Teamleader One sta je sterk in je schoenen. Dankzij onze professionele e-invoicingsoftware heb je zicht op de financiële situatie van je bedrijf en neem je slimmere beslissingen.

Waarom is een online factuur maken zo belangrijk?

Als ondernemer waak je het beste met evenveel zorg over je facturen als een grootmoeder over haar kristallen glazen. Overdreven? Helemaal niet! En daar zijn drie goede redenen voor:

Facturen staan synoniem voor ‘ka-ching’. Een factuur is een bewijs dat je bepaalde producten of diensten leverde voor een bepaalde prijs, een schuldvordering.Voldoet je factuur niet aan de regels en weigert je klant om te betalen? Dan kun je fluiten naar je centen.

Foute facturen zijn ‘ka-ching’ voor de fiscus. Als je facturen niet kloppen, dan loop je risico op sancties.Dat geldt trouwens niet alleen voor de facturen die jij opstelt (verkoopfacturen), maar ook voor de incorrecte facturen van je leveranciers (aankoopfacturen).

Facturen geven inzicht in je bedrijf.Ze tonen je inkomsten en uitgaven, waardoor je definanciële gezondheid van je eigen zaak in kaart kunt brengen.

In één oogopslag een helder overzicht van de omzet

Jona Van Laer, oprichter van Tuinjan, heeft dankzij Teamleader Focus een beter zicht op de financiële gezondheid van zijn onderneming. Jona:

“Dankzij onze digitale facturen kunnen we makkelijk conclusies trekken uit onze cijfers, en hebben we een helder overzicht van onze omzet.”

Een factuur maken, hoe doe je dat?

Maak je al je documenten nog old-school met pen en papier? Laten we eerlijk zijn: dat is eigenlijk niet meer van deze tijd.Er zijn tegenwoordig veel snellere, effectievere én meer milieuvriendelijke manieren om facturen te maken.Daarbij is een digitale factuur erg handig als je de facturen per e-mail wilt versturen. Dat scheelt een tripje naar de postbus en ook nog eens een postzegel.

Een digitale factuur opmaken kan op twee manieren:

Facturen maken met een gratis tool zoals Excel of Word

Als je defactuur maakt in Excel,Word of bijvoorbeeld Google Sheets, moet je goed opletten dat je de juiste onderdelen verwerkt. De Belastingdienst stelt een paar belangrijkeeisen waaraan je factuur moet voldoenom deze te kunnen gebruiken voor je btw-administratie. Voldoe je niet aan deze eisen? Dan loop je kans dat er een verzuimboete wordt opgelegd …

Een gratis tool als Excel is vooral ideaal als je nog niet zoveel facturen verstuurt en als je aanbod van producten en diensten redelijk overzichtelijk is.Maar verstuur je meer dan ongeveer 5 facturen per maand? Of heb je een groot aanbod met veel variatie in prijzen en btw-tarieven?Dan is het verstandig om meteen te starten met een speciale tool voor facturatie.

Facturen maken met een facturatieprogramma

Het grote voordeel van eenfacturatieprogrammais de tijdwinst.Omdat je met een facturatieprogramma alles op één plek hebt, hoef je niet langer handmatig facturen te maken en te versturen. Dit bespaart veel tijd en vermindert ook de kans op fouten.Bovendien kan je met een facturatieprogramma gemakkelijk de status van je facturen bijhouden en herinneringen sturen voor openstaande betalingen. Dit zorgt voor een efficiënt en gestroomlijnd facturatieproces, waardoor je meer tijd overhoudt voor het éch

Met een facturatieprogramma zoals Teamleader Focus, factureer je foutloos en snel. Je maakt eenvoudig professionele facturen, volgt deze moeiteloos op en je voorspelt zelfs je inkomsten. Dankzij de vooropgestelde templates hoef je je nooit meer zorgen te maken of je factuur voldoet aan de huidige eisen. Eerst zien, dan geloven? Dat kan. Je probeert het nu 14 dagen gratis. Dus zonder te betalen en zonder creditcard.

Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur bestaat doorgaans uit drie onderdelen: een factuurkop, factuurregels en een factuurvoet.Zie het als de Hei­li­ge Drie­-eenheid: elk component bevat een aantalverplichte gegevensom wettelijk geldig te zijn.

In de factuurkop vermeld je:

duidelijk het woord ‘factuur’ met het volgnummer

de datum van opmaak

je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv …)

je volledige adres

je bankrekeningnummer

je btw-id en KVK-nummer

de leveringsdatum van de goederen of diensten

de bedrijfsnaam, het adres en het btw-id van de klant

Factuurregels

In de factuurregels beschrijf je de goederen en/of diensten en hun hoeveelheid.