Zonder offerte, geen opdracht. Maar hoe gaat dat in z’n werk? Wij leggen het allemaal uit, met voorbeelden en downloadbare templates.
Offertes maken als een pro: tips en voorbeelden.
Met de offertesoftware van Teamleader Focus maak je snel offertes aan met je eigen logo, kleuren en lettertype. Dankzij de overzichtelijke verkooppijplijn(en) volg je offertes makkelijk op, zodat je nooit meer een verkoopkans laat liggen. Probeer het nu 14 dagen gratis, zonder creditcard.
Wat is een offerte en waarom is het zo belangrijk?
Met een offerte doe je een voorstel aan een (mogelijke) klant. Je geeft een duidelijk overzicht van je producten of diensten met bijbehorende prijzen. Maar een degelijke offerte is veel meer dan een veredelde prijslijst. Een goede offerte zorgt voor:
Een positieve eerste indruk.Zoals boer Jaap zei tijdens de speeddates: “You never get a second chance to make a first impression”. Een offerte vormt vaak het allereerste contactmoment met een klant in spé. Zorg dus voor een overzichtelijke offerte met een goed design inclusief je eigen logo, kleuren en lettertype.
Een blijvende herinnering bij de potentiële klant.Weinig klanten beslissen meteen met wie ze in zee gaan. Een gezicht of een telefoongesprek blijft niet eeuwig hangen. Met een offerte herinner je een klant ook lang ná het eerste contact aan jouw werkwijze en visie.
De mogelijkheid je prijzen toe te lichten.Je bent misschien niet de goedkoopste in je branche en daar zijn ongetwijfeld goede redenen voor. In een begeleidende brief voor je offerte licht je je prijszetting nauwkeurig toe, waardoor klanten weten op welke manier jij goed werk garandeert.
Teamleader Focus helpt je op de drie bovenstaande punten te scoren: met onze tool stel jeprofessionele offertesop waarmee je zoveel mogelijk kansen verzilvert.
Het verschil tussen een offerte en een proforma factuur
Verwar een offerte niet met eenproforma factuur. Hoewel beide documenten worden gebruikt om een klant vooraf te informeren over prijzen en mogelijke voorwaarden, zijn zij niet hetzelfde:
Een offerte heeft als doel de klant te overtuigen om tot aankoop over te gaan.De opmaak van een offerte kan je meer vergelijken met een brief dan met een factuur. Soms zit er zelfs een begeleidende brief bij.
Een proforma factuur wordt ingezet als de deal al gesloten is.Je kan daarmee een verkoopvoorstel specificeren zodat de klant eventuele wijzigingen kan aanvragen. Het lijkt qua opmaak en inhoud meer op een normale factuur en bovenaan het document staat duidelijk ‘proforma factuur’ aangegeven.
Hoe maak je een offerte?
Het is duidelijk: een goede offerte is onmisbaar. Maar waar moet je beginnen? Wij leggen je uit welke belangrijke elementen een offerte moet bevatten en hoe je in vijf stappen een goede offerte maakt. Ook bespreken we een paar tools voor het opstellen van je offerte. Ga jij voor een offerte in Excel of kies je voor het gemak vanoffertesoftware?
De essentiële onderdelen van een offerte
Voor het opstellen van een offerte zijn eenaantal onderdelen essentieel:
Je bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK-nummer, btw-id en bankrekening);
de gegevens van je klant;
een offertenummer, zodat je de offerte makkelijk verder kan opvolgen;
de datum en geldigheidsduur van de offerte;
je prijzen (vast of variabel) en jebtw-tarieven;
een omschrijving van wat je precies levert tegen de genoemde prijs;
algemene voorwaarden van de offerte – ook wel ‘de kleine lettertjes’ genoemd;
hoe de klant akkoord kan gaan.
Vijf stappen tot een goede offerte
Zorg voor een complete offerte. Controleer of je offerte alle benodigde informatie bevat.Als je kiest vooreen offertetool zoals Teamleader Focuskan je dit vlot afvinken. De software vult namelijk jouw bedrijfsgegevens en die van je klant automatisch in en zorgt ervoor dat je geen belangrijke onderdelen overslaat. En als je wat verandert in het crm, worden de klantgegevens automatisch geüpdatet.
Geef je offerte een mooi ontwerp.Een mooie offerte met je eigen logo, kleuren en lettertype trekt de aandacht en komt professioneel over. Dit kan je natuurlijk zelf opmaken in Word of Excel of je laat offertesoftware het werk uit handen nemen.
Zorg ervoor dat je offerte niet alleen mooi, maar ook overzichtelijk is.Dit geeft de klant meteen een goede indruk van jouw werkwijze. Heb je veel te vertellen? Verwerk dan niet alles in één document, maar voeg eenbegeleidende brieftoe aan je offerte.
Controleer je tekst niet alleen op spel- of grammaticale fouten, maar ook op leesbaarheid.Zorg voor een heldere tekst, zonder ellenlange zinnen of onnodig ingewikkeld vakjargon. Een warme toon is prettig, maar vermijd een amicale toon: dit kan klanten tegen de borst stoten.
Geef voldoende details.Hoe meer details je geeft, hoe beter de klant jouw voorstel begrijpt. Leg uit wat de klant exact kan verwachten, wanneer je iets verwacht op te leveren, welke producten of goederen nodig zijn … Zo help je de klant een duidelijk beeld te vormen en voorkom je verwarring, misverstanden of teleurstelling.
Zorg dat je op de hoogte bent van allewetgeving over offertes. Tenslotte is het wel zo prettig om te weten of je wettelijk gebonden bent aan de offerte die je uitgeeft. Of wat je moet doen als een klant na ondertekening deofferte annuleert…
Meer weten over offertes?
In het e-book ‘De echte waarde van een offerte’ lees je tips en tricks voor een offerte die werkt:
Waarom verstuur je eigenlijk offertes?
Professionele offertes en facturen?
Met TeamLeader Focus maak je in een paar klikken professionele documenten in je eigen huisstijl. Wij richten het voor je in.